Es ist ein alltägliches Bild in vielen mittelständischen Unternehmen: In Niederlassung A wird der Personalbedarf per Mail an drei Dienstleister gesendet, in Niederlassung B ruft die Teamleitung direkt bei zwei bevorzugten Kontakten an, und in Niederlassung C läuft alles über ein Excel-Formular, das nur lokal gepflegt wird.
Das Ergebnis: keine Transparenz, keine Vergleichbarkeit, keine Steuerbarkeit.
Dabei sprechen wir nicht über bewusste Fehler oder Nachlässigkeit. Sondern über gewachsene Strukturen, Pragmatismus im Tagesgeschäft und individuelle Lösungen, die über Jahre hinweg etabliert wurden. Was dabei übersehen wird: Jeder „Sonderweg“ kostet Zeit, verursacht Reibungsverluste und erschwert die zentrale Steuerung erheblich.
Der Preis für fehlende Standardisierung
Fehlende Standards bedeuten nicht nur mehr Aufwand für HR oder Einkauf, sondern auch mehr Risiko:
- Verfügbarkeiten, Preise und Qualifikationen lassen sich kaum vergleichen: Jeder Standort nutzt andere Anfrageformate, dokumentiert anders und bewertet nach eigenen Kriterien. Das erschwert es, Angebote objektiv zu vergleichen oder aus Erfahrungswerten zu lernen.
- Rückfragen häufen sich, weil Abläufe nicht einheitlich sind: Dienstleister müssen sich auf individuelle Abläufe einstellen – je nach Standort, Ansprechpartner oder System. Das führt zu Missverständnissen, unnötigem Mailverkehr und vermeidbaren Verzögerungen.
- Entscheidungen dauern länger, weil die Informationslage uneinheitlich ist: Ohne zentralisierte Datenbasis oder standardisierte Dokumentation ist es schwierig, fundierte Entscheidungen zu treffen. Informationen müssen manuell zusammengetragen oder mehrfach geprüft werden.
- Dienstleister spielen Standorte gegeneinander aus, weil Konditionen variieren: Wenn Preisverhandlungen lokal und ohne zentrale Kontrolle stattfinden, entstehen Unterschiede, die sich Dienstleister zunutze machen. Das schwächt die Verhandlungsposition des gesamten Unternehmens.
- Die Steuerung wird zur reinen Reaktion – statt zur echten Kontrolle: Ohne standardisierte Abläufe bleibt nur die Möglichkeit, auf Probleme zu reagieren. Proaktive Planung, kontinuierliche Optimierung oder strategischer Einkauf werden dadurch massiv erschwert.
Was Standardisierung wirklich bedeutet
Standardisierte Prozesse bedeuten nicht, dass alles vereinheitlicht wird, ohne auf lokale Unterschiede Rücksicht zu nehmen. Es geht vielmehr darum, einen gemeinsamen Rahmen zu schaffen, mit klaren Strukturen, Rollen, Abläufen und Systemen.
- Einheitliche Anfrageformate
- Zentrale Erfassung aller Einsätze und Rückmeldungen
- Klar definierte Freigabe- und Kommunikationsprozesse
- Gemeinsames System für Stundenmeldungen, Rechnungen, Krankmeldungen
- Digitale Zugänge für alle Dienstleister, unabhängig vom Standort
- Verbindliche Abläufe für alle Beteiligten, die nicht von Personen abhängen
Die Wirkung: Prozesse laufen gleich – unabhängig davon, wo sie starten. Entscheidungen basieren auf vergleichbaren Informationen. Rollen sind klar, Verantwortlichkeiten definiert, Übergaben automatisiert.
Weniger Abstimmung, mehr Steuerung
Wenn Prozesse standardisiert sind, entsteht automatisch mehr Effizienz. Das beginnt bei der Abstimmung mit Dienstleistern, geht weiter über die interne Kommunikation zwischen HR, Einkauf und Produktion und endet bei der Auswertung und Steuerung auf Management-Ebene.
Statt sich mit Rückfragen, Unklarheiten oder manuellen Korrekturen aufzuhalten, können Teams ihre Zeit in die eigentliche Aufgabe investieren: qualifiziertes Personal zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar zu machen.
Was Unternehmen konkret gewinnen
Unternehmen, die ihre Zeitarbeitsprozesse standardisieren, berichten nicht nur von einer deutlich geringeren Fehlerquote und schnelleren Besetzungen. Sie gewinnen vor allem etwas, das im Tagesgeschäft oft fehlt: Übersicht.
- Wo stehen wir aktuell mit den Einsätzen?
Eine zentrale Plattform bietet jederzeit einen aktuellen Überblick über alle aktiven und geplanten Einsätze, nach Standort, Qualifikation, Zeitraum oder Dienstleister filterbar. Entscheidungen können damit fundierter und schneller getroffen werden.
- Welche Dienstleister liefern zuverlässig – und zu welchen Konditionen?
Standardisierte Rückmeldungen und vergleichbare KPIs ermöglichen eine transparente Dienstleisterbewertung. So lassen sich Leistung, Reaktionszeit, Besetzungsquote oder Reklamationshäufigkeit objektiv gegenüberstellen und gezielt optimieren.
- Wo gibt es Engpässe, Ausfälle oder wiederkehrende Probleme?
Durch die einheitliche Dokumentation werden wiederkehrende Muster sichtbar: Wo kommt es regelmäßig zu Krankmeldungen, wer liefert zu wenig passende Profile, welche Schichten bleiben oft unbesetzt? Diese Transparenz schafft Handlungsspielräume für frühzeitige Gegenmaßnahmen.
- Welche Standorte arbeiten effizient – und warum?
Mit vergleichbaren Prozessen und Kennzahlen lässt sich die Performance über Standorte hinweg messen. Gute Ansätze können identifiziert, dokumentiert und auf andere Niederlassungen übertragen werden, ein echter Hebel für kontinuierliche Verbesserung im Gesamtunternehmen.
Solche Fragen lassen sich nur beantworten, wenn die Daten vergleichbar sind. Und das ist nur möglich, wenn die Prozesse vorher vereinheitlicht wurden.
Fazit: Vielfalt in der Ausführung, Klarheit in der Struktur
Es geht nicht darum, lokale Besonderheiten zu ignorieren. Sondern darum, den Rahmen so zu gestalten, dass jeder Standort handlungsfähig bleibt, aber innerhalb eines Systems, das zentrale Steuerung möglich macht.
Standardisierte Prozesse sind keine Einschränkung. Sie sind die Voraussetzung dafür, dass Unternehmen wachsen können, ohne dass der Aufwand mitwächst. Wer hier ansetzt, entlastet nicht nur die Verwaltung, sondern stärkt auch die operative Linie und schafft die Grundlage für transparente, datenbasierte Entscheidungen in der Zeitarbeit.
Sie möchten tiefer in verwandte Themen eintauchen?
In unseren Themenwelten beleuchten wir weitere Aspekte rund um Personalprozesse, Dienstleistersteuerung und Effizienz im Alltag.