Was viele Unternehmen nicht wissen, und wie ein strukturierter Ansatz erhebliche Einsparungen ermöglicht
In vielen mittelständischen und großen Unternehmen ist der Fahrdienst für Zeitarbeitskräfte längst zur Selbstverständlichkeit geworden. Besonders dort, wo Schichtarbeit, abgelegene Standorte oder ein ausgedünnter ÖPNV eine Rolle spielen, ist ein organisierter Transport nicht nur hilfreich, sondern oft schlicht notwendig, um Personal zuverlässig einsetzen zu können.
Doch genau hier liegt ein erstaunlich häufig übersehener Schwachpunkt: Während Prozesse in Einkauf und HR vielfach digitalisiert und effizient strukturiert sind, bleibt die Organisation der Fahrdienste oft fragmentiert – mit spürbaren Folgen für Aufwand, Kosten und Planbarkeit.
Ein typischer Fall – mit versteckten Nebenwirkungen
Viele Unternehmen arbeiten parallel mit mehreren Personaldienstleistern. Jeder von ihnen ist für den Transport seiner Mitarbeitenden selbst zuständig. Was zunächst sinnvoll klingt – jeder kümmert sich um sein eigenes Personal – führt in der Praxis zu einem System, das nicht aufeinander abgestimmt ist.
Fahrzeuge fahren zeitgleich auf denselben Strecken, oft nur halb ausgelastet. Jeder Anbieter kalkuliert individuelle Preise, mit eigenen Margen und Abrechnungsmodellen. Die Rückfragen, Rechnungen und Koordinationsaufgaben landen intern – häufig bei HR, Einkauf oder Schichtleitung.
Das Ergebnis: viel organisatorischer Aufwand bei gleichzeitig wenig Transparenz darüber, was diese dezentrale Struktur wirklich kostet.
Es geht auch anders: Fahrten bündeln, Aufwand reduzieren, Kosten senken
Statt mehrere Anbieter unabhängig voneinander planen zu lassen, kann der Fahrdienst zentral koordiniert werden – mit einem abgestimmten System, bei dem Routen, Kapazitäten und Anbieter sinnvoll zusammengeführt werden.
Ein zentrales Modell bietet mehrere Vorteile:
Die Zahl der Fahrzeuge sinkt, weil die Fahrten besser ausgelastet sind. Preisverhandlungen erfolgen auf einheitlicher Basis, was für mehr Vergleichbarkeit und Kontrolle sorgt. Die Kommunikation wird vereinfacht, weil es weniger Ansprechpartner gibt. Rückfragen lassen sich gezielter beantworten, die Abrechnung wird nachvollziehbarer. Vor allem aber entsteht mehr Übersicht – und genau das fehlt in vielen aktuellen Systemen.
Was sich in der Praxis verändert
Unternehmen, die ihre Fahrdienste strukturiert bündeln, berichten von spürbaren Entlastungen – organisatorisch wie finanziell. In internen Vergleichen wurden Kostensenkungen zwischen 15 und 30 Prozent erzielt, je nach Ausgangslage und Region.
Wichtiger als die Zahlen ist jedoch oft der Effekt auf das tägliche Arbeiten: Weniger Abstimmungsschleifen, klarere Verantwortlichkeiten, bessere Planbarkeit. Die Beteiligten – vom HR-Referenten bis zum Werkleiter – haben mehr Zeit, sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren.
Vier Fragen, die sich lohnen
Wenn Sie Fahrdienste derzeit über verschiedene Dienstleister separat abwickeln, lohnt sich ein kritischer Blick auf folgende Punkte:
- Wie viele Ansprechpartner müssen wir intern für Fahrdienste koordinieren?
- Gibt es Überschneidungen oder Leerfahrten, die wir nicht sehen?
- Sind unsere Fahrpreise vergleichbar – oder nur schwer prüfbar?
- Wie viel Zeit fließt in Organisation, Rückfragen und Abrechnung?
Die Antworten zeigen meist sehr klar, ob und wo Potenziale für Entlastung und Verbesserung bestehen.
Fazit: Kleine Veränderung, großer Hebel
Die Organisation von Fahrdiensten wirkt oft wie ein Nebenthema – läuft einfach mit. Doch genau das macht es so leicht, unnötige Kosten zu übersehen und wertvolle Ressourcen zu binden. Dabei lässt sich mit wenigen strukturellen Veränderungen viel erreichen: geringere Kosten, weniger Koordinationsaufwand, mehr Klarheit.
Gerade in Zeiten angespannter Märkte ist es sinnvoll, auch dort genauer hinzusehen, wo man es bislang nicht vermutet hätte.
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