Jede zusätzliche Mail verlängert die Zeit bis zur Besetzung. Jede Rückfrage kostet Aufmerksamkeit. Und jeder manuelle Schritt erhöht die Fehlerwahrscheinlichkeit. Wer im Tagesgeschäft mit Zeitarbeitskräften arbeitet, braucht für die Besetzung offener Positionen oft mehr als nur einen Anruf – meist entsteht ein Hin und Her aus Verfügbarkeitsabfragen, Profilbestätigungen, Änderungswünschen und Rückfragen zu Konditionen.
Das ist Realität in vielen Betrieben – besonders dann, wenn mit mehreren Personaldienstleistern gearbeitet wird und kein zentrales System den Überblick ermöglicht. Die Koordination verläuft über E-Mails, Excel-Listen und spontane Telefonate. Das funktioniert – aber zu welchem Preis?
Die eigentlichen Kosten dieser Kommunikationsform liegen nicht im Posteingang, sondern in der gebundenen Kapazität. Wer 15 E-Mails braucht, um eine einzige Stelle zu besetzen, investiert nicht nur Zeit, sondern auch Aufmerksamkeit, Priorisierung – und häufig Nerven.
Multipliziert man diesen Aufwand über mehrere Tage, Positionen oder Standorte hinweg, entsteht eine Belastung, die längst keine Randerscheinung mehr ist. Und das alles geschieht parallel zum ohnehin vollen Tagesgeschäft in HR, Einkauf oder Produktionsplanung.
Ein hoher Abstimmungsaufwand ist selten ein Zeichen von Kontrolle – oft ist er das Gegenteil. Wer viele Dienstleister, Kanäle und Rückmeldungen manuell koordiniert, verliert die Übersicht. Strategisches Arbeiten wird verdrängt von operativer Hektik.
Hinzu kommt: Je unstrukturierter die Kommunikation, desto höher die Fehleranfälligkeit. Doppelte Vorschläge, verpasste Fristen oder unvollständige Informationen sind keine Ausnahme, sondern logische Folge.
Ein klar definierter Prozess, einheitliche Ansprechpartner, ein zentrales System zur Steuerung – diese drei Elemente machen den Unterschied. Sie reduzieren nicht nur den Kommunikationsaufwand, sondern ermöglichen Transparenz, Vergleichbarkeit und nachvollziehbare Entscheidungen. So wird aus Koordination ein echter Steuerungsprozess. Und aus einem täglichen Abstimmungsmarathon ein strukturiertes, entlastendes System.
Die Frage ist nicht, wie viele E-Mails Sie brauchen, um eine Stelle zu besetzen.
Die Frage ist: Warum eigentlich so viele?
Denn der Koordinationsaufwand zieht sich durch alle Ebenen – von der Personaldisposition bis in die Führung. Wer ihn strukturiert reduziert, gewinnt nicht nur Zeit, sondern auch Kontrolle, Qualität und Handlungsspielraum.
In unseren Themenwelten beleuchten wir weitere Aspekte rund um Personalprozesse, Dienstleistersteuerung und Effizienz im Alltag.