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Neutral Vendor Management 2025: Effiziente Personalsteuerung im Zeitalter von KI und Fachkräftemangel

Whitepaper

Kurzfassung

Im Jahr 2025 stehen Unternehmen vor enormen HR-Herausforderungen: Fachkräftemangel, steigender Kostendruck im Recruiting und Digitalisierungsdefizite in HR-Prozessen. Dieses Whitepaper liefert einen Lösungsansatz: Neutral Vendor Management (NVM) als Schlüssel zu effizienterer Personalsteuerung. In den folgenden Kapiteln erfahren HR- und Einkaufsleiter praxisnah, wie NVM funktioniert, welchen ROI es bringt und wie Unternehmen, insbesondere in Produktion, Fertigung und Logistik, ihre Recruiting-Prozesse zukunftssicher aufstellen können. Dabei wird auch erläutert, wie Comodus als unabhängiger Partner dazu beiträgt, Kosten zu senken, die Qualität zu steigern und die Personalbeschaffung strategisch neu aufzustellen.

 

Inhaltsverzeichnis

  1. Markttrends und Herausforderungen
  2. Was ist Neutral Vendor Management?
  3. Return on Investment (ROI)
  4. Case Study: Karl Binder GmbH
  5. Handlungsempfehlungen für Entscheider
  6. Über Comodus

Key Insights

Fachkräftemangel auf Rekordniveau

  • 84 % der Unternehmen melden Engpässe bei qualifiziertem Personal.
  • 2/3 zweifeln an ausreichender Besetzung.

Hohe Kosten und Fehlbesetzungen

  • Die durchschnittliche Vakanzzeit liegt bei etwa 172 Tagen.
  • Jede Fehlbesetzung kann bis zum 3-fachen des Jahresgehalts kosten, was schnell sechsstellige Verluste bedeutet.

 Digitalisierung als Gamechanger

  • Modernes Vendor Management spart bis zu 15 % der Fremdpersonalkosten.
  • Durch digitale Plattformen kann das Time-to-Hire um 30% sinken, und die Bewerberqualität steigt spürbar durch einen größeren Talentpool.

1. Markttrends & Herausforderungen

1.1. Fachkräftemangel 2025 – neue Dimensionen:

Der bereits angespannte Arbeitsmarkt erreicht 2025 einen neuen Höhepunkt. Acht von zehn Betrieben haben Personalprobleme, insbesondere bei der Gewinnung von Fachkräften. Laut einer IAB-Studie bezweifeln 67 % der Firmen, künftig ausreichend qualifizierte Mitarbeiter zu finden. Im Schnitt waren im 1. Quartal 2025 noch rund 1,18 Millionen Stellen unbesetzt, trotz konjunktureller Dämpfer eine enorme Zahl. Besonders drastisch zeigt sich der Engpass in der IT: 2023 blieben branchenübergreifend 149.000 IT-Stellen unbesetzt. Dieser War for Talent treibt Unternehmen um, denn fehlendes Personal bremst Wachstum und Innovationsfähigkeit. Gleichzeitig steigen die Lohnkosten: 55 % der Betriebe sehen sich 2024 durch hohe Gehälter belastet (12 Prozentpunkte mehr als 2022). Der Fachkräftemangel bleibt über alle Branchen hinweg das am häufigsten genannte Problem, die demografische Entwicklung und die starke Nachfrage nach Spezialisten verschärfen diese Lage weiter.

1.2. Steigende Recruiting-Kosten & Fehlbesetzungen:

Qualifizierte Kandidaten zu finden wird nicht nur schwieriger, sondern auch teurer. Die durchschnittliche Time-to-Fill einer Stelle in Deutschland beträgt inzwischen fast 6 Monate (172 Tage im Zeitraum Okt. 2023–Sep. 2024). Lange Vakanzzeiten bedeuten Produktionsausfall und Mehrarbeit fürs Team. Zudem sind Fehlentscheidungen im Recruiting kostspieliger denn je: Eine Fehlbesetzung verursacht im Schnitt Kosten in Höhe von 1,5–3 Jahresgehältern – im Extremfall sogar zwei volle Jahresgehälter allein an direkten Aufwänden, wie der Bundesverband Deutscher Unternehmensberater erhebt. Indirekte „Chaoskosten“ (Produktivitätsverlust, Team-Unruhen, Kundenunzufriedenheit) kommen noch hinzu. Studien zeigen, dass 29 % der deutschen Unternehmen durch Fehlbesetzungen Verluste von über 50.000 € verzeichnen. Gleichzeitig fließen immer höhere Budgets ins Recruiting: Über die Hälfte der Firmen investieren mehr als 40 % ihres HR-Budgets in die Personalgewinnung (z.B. für Personalberater, Anzeigen, Tools) – ein Indikator für den hohen Kostendruck im Talent Acquisition. Recruiting-Effizienz wird somit zum Muss, um Zeit und Geld zu sparen.

1.3. Digitalisierung & Automatisierung: Wo Unternehmen hinterherhinken: 

Obwohl digitale Technologien enorme Chancen bieten, schöpfen viele HR-Abteilungen ihr Potenzial noch nicht aus. Nur 39 % der Unternehmen verfügen über eine definierte HR-Digitalisierungsstrategie – die Mehrheit agiert ohne klaren Fahrplan. Entsprechend zeigt sich Zurückhaltung bei neuen Tools: Eine Bitkom-Umfrage ergab, dass künstliche Intelligenz im Recruiting 2024 noch kaum genutzt wird.

Der Automatisierungsgrad vieler Recruiting-Prozesse ist gering. Beispiel Bewerbungsscreening: Lediglich 1 % der Firmen lassen Bewerbungen derzeit von KI vorab filtern. Auch digitale Assistenzsysteme werden selten eingesetzt: 68 % der Unternehmen lehnen Chatbots für Bewerberfragen klar ab. Die Konsequenz: Manuelle Abläufe dominieren, was zu langen Reaktionszeiten und hoher administrativer Belastung führt. Dabei wünschen sich Bewerber zunehmend schnelle, digitale Kommunikation. Immerhin setzen einige Basics sich durch: Zwei Drittel der Unternehmen führen bereits Video-Interviews, und knapp die Hälfte nutzt Online-Tests im Auswahlprozess. Doch wirklich intelligente Automatisierung (etwa KI-gestütztes Matching oder voll digitale Vertragsabwicklung) steckt noch in den Kinderschuhen. Insgesamt sind viele HR-Teams unzufrieden mit dem Status quo der Digitalisierung: Nur ein Drittel ist mit dem digitalen Reifegrad ihrer Personalabteilung zufrieden. Die Potenziale, effizientere Abläufe zu schaffen, datenbasierte Entscheidungen zu treffen und die Candidate Experience zu verbessern, bleiben oft ungenutzt.

Diese Trends machen klar: HR-Abteilungen stehen unter Zugzwang. Externe Neutral Vendors adressieren genau diese Pain Points, indem sie den Recruiting-Prozess zentralisieren, professionalisieren und technisch unterstützen. Vor dem Übergang zur Lösung lohnt sich ein kritischer Blick auf das eigene Recruiting.

Grafik_Bitkom Studie - "KI spielt beim Recruiting noch kaum eine Rolle"

Abb. 1: Ergebnisse einer Bitkom-Umfrage 2024 zeigen, dass KI im Recruiting bisher nur eine marginale Rolle spielt. Nur 4 % der Unternehmen nutzen z. B. Chatbots im Bewerbungsprozess, 3 % setzen KI für Kandidaten-Analysen ein. Dagegen sind Standard-Digitalprozesse etabliert: 100 % ermöglichen Online-Bewerbungen, 63 % führen Video-Interviews.

Checkliste: 5 Anzeichen für ineffizientes Recruiting

Treffen eine oder mehrere zu, besteht akuter Handlungsbedarf:

  • Überlange Vakanzzeiten: Ihre Stellen bleiben durchschnittlich länger als 3 Monate unbesetzt.

  • Koordinationschaos: Sie arbeiten mit vielen Personaldienstleistern parallel, es gibt keinen einheitlichen Prozess oder zentralen Überblick.

  • Inkonsistente Konditionen: Kandidaten gleicher Qualifikation werden zu unterschiedlichen Konditionen von verschiedenen Anbietern geliefert – Transparenz fehlt völlig.

  • Hohe Fehlbesetzungsquote: Es kommt häufig vor, dass neue Mitarbeiter nicht passen und früh wieder gehen (oder ersetzt werden müssen).

  • Manuelle Routineabläufe: Das Recruiting ist geprägt von E-Mails, Excel-Listen und Telefonaten, es fehlen Automatisierung und Echtzeit-Daten (keine KPIs wie Time-to-Hire oder Cost-per-Hire werden gemessen).

 Wenn Sie sich in diesen Punkten wiedererkennen, ist es Zeit, über neue Lösungswege nachzudenken. Ein Ansatz, der genau hier ansetzt, ist das Neutral Vendor Management.

2. Was ist Neutral Vendor Management?

Neutral Vendor Management (NVM) bezeichnet ein Modell der externen Personalsteuerung, bei dem ein unabhängiger Dienstleister die Vermittlung von Zeitarbeits- und Leihpersonal zentral koordiniert – ohne selbst Personal zu stellen. Im Gegensatz zum klassischen Master Vendor (bei dem ein Hauptanbieter alle oder die meisten Stellen besetzt) agiert der Neutral Vendor lieferantenübergreifend und objektiv. Kurz gesagt: Der Neutral Vendor steuert und bündelt alle Personaldienstleister für ein Unternehmen, neutral deshalb, weil er keine eigenen Kandidaten “im Rennen” hat. Dadurch entsteht ein Wettbewerbsvorteil: maximaler Talentpool, volle Transparenz und keine Interessenkonflikte.

5 Kernelemente von NVM

Unabhängiger Koordinator

Ein Neutral Vendor ist ein neutraler Mittler zwischen Ihrem Unternehmen und allen Personaldienstleistern. Er steuert die Lieferantenbeziehungen, stellt aber kein eigenes Personal. So kann er objektive Entscheidungen garantieren.

Größerer Talentpool

Anstatt nur auf einen Haupt- und wenige Co-Lieferanten zu setzen, öffnet NVM den Zugang zu theoretisch unbegrenzt vielen Kandidaten aus einem breiten Lieferantennetzwerk. Mehr Bewerber = höhere Wahrscheinlichkeit, die passenden Talente zeitnah zu finden.

Volle Transparenz

Alle beteiligten Dienstleister arbeiten zu einheitlichen Konditionen (z. B. gleiche Preisstrukturen, definierte Qualitätsstandards). Versteckte Margen und unterschiedliche Verrechnungssätze werden eliminiert – das Unternehmen hat klare Vergleichbarkeit und durchgängige Transparenz über Kosten und Leistung.

Optimierte Prozesse

Statt vielfältiger, manueller Abstimmungen gibt es einen zentralen Prozess (meist unterstützt durch eine Webplattform). Bedarfsmeldungen, Kandidatenprofile und Kommunikation laufen über ein System. Das reduziert Verwaltungsaufwand, beschleunigt Reaktionszeiten und erhöht die Besetzungsqualität.

Faire Lieferantenauswahl

Der Neutral Vendor bewertet und beauftragt Lieferanten ausschließlich nach Leistung, Qualität und Verfügbarkeit, nicht nach persönlichen Präferenzen oder Bindungen. Dies fördert einen gesunden Wettbewerb um die besten Kandidaten und gewährleistet Neutralität im gesamten Ablauf.

 

Einfach gesagt, NVM professionalisiert das Fremdpersonal-Management: Es vereint die Vorteile mehrerer Personaldienstleister (großer Kandidatenpool, Flexibilität) mit der Effizienz einer zentralen Steuerung. Für viele mittelständische Unternehmen ist das der nächste Schritt, um externes Personal strategisch einzusetzen, ohne in Abhängigkeiten eines einzelnen Anbieters zu geraten.

Zur Abgrenzung: Wie unterscheidet sich NVM vom Master Vendor Modell, das viele Firmen bisher nutzen? Die folgende Gegenüberstellung fasst die wichtigsten Unterschiede zusammen:
  • Ein Hauptanbieter übernimmt die meisten Besetzungen (ggf. unter Einbindung von Subunternehmen). Das führende Zeitarbeitsunternehmen steuert sich selbst als Lieferant.
  • Begrenzter Kandidatenpool: Fokus auf den Talentpool des Master Vendors und wenige Partner. Können diese nicht liefern, bleiben Stellen unbesetzt.
  • Abhängigkeitsrisiko: Das Unternehmen macht sich von einem Anbieter stark abhängig. Fällt dieser aus oder liefert nicht die gewünschte Qualität, entstehen Engpässe.
  • Intransparenz bei Margen: Der Master Vendor setzt die Preise für Überlassung fest, oft gibt es unterschiedliche Verrechnungssätze und wenig Marktvergleich. Einsicht in Margen oder Kalkulation besteht selten.
  • Interessekonflikt möglich: Da der Master Vendor eigene Zeitarbeiter einsetzt, könnte er eher die eigenen Kandidaten platzieren als objektiv den besten am Markt zu suchen.

Für Unternehmen bedeutet der Wechsel zum Neutral Vendor Modell vor allem: mehr Markttransparenz, weniger Aufwand, bessere Ergebnisse. NVM ist somit die konsequente Weiterentwicklung des klassischen Vendor Managements in Richtung Unabhängigkeit und Effizienz.

3. Return on Investment (ROI)

Jede Innovation muss sich rechnen – so auch ein Neutral Vendor Programm. Die gute Nachricht: NVM schafft messbaren Mehrwert in Form von Kosteneinsparungen und Prozessverbesserungen, die den Aufwand meist deutlich übersteigen. In diesem Kapitel betrachten wir den ROI (Return on Investment) anhand konkreter Hebel und Zahlen.

3.1. Kostenersparnis durch Wettbewerb und Standardisierung

Einer der größten Vorteile liegt in der Senkung der Stunden- und Provisionkosten. Durch ein zentrales Neutral Vendor Management werden einheitliche Verrechnungssätze etabliert – bei der Karl Binder GmbH (siehe Abschnitt 4 "Case Study: Karl Binder GmbH") etwa wurden zuvor unterschiedliche Stundensätze für die gleiche Qualifikation bereinigt. Solche Standardisierung beseitigt Preisunterschiede und drückt die Kosten pro externem Mitarbeiter. Zusätzlich schafft der Wettbewerb mehrerer Lieferanten einen Preisdruck, der in niedrigeren Zuschlägen resultiert.

Erfahrungswerte zeigen Einsparungen von bis zu 15 % der gesamten Fremdpersonalkosten durch den Einsatz eines Vendor-Management-Systems.

Ein Praxisbeispiel: Ein Unternehmen mit 50 Leiharbeitnehmern könnte so jährlich rund 120.000 € einsparen (angenommen 15 % Kostensenkung bei durchschnittlichen Gesamtkosten von ~16.000 € pro Leiharbeitnehmer).

ROI-Hebel im Überblick:

Weniger Fehlbesetzungen

Bessere Kandidatenauswahl dank großem Pool und objektiver Bewertung reduziert teure Fehlgriffe. Jede vermiedene Fehlbesetzung spart im Einzelfall zigtausend Euro, im ungünstigsten Fall um bis zu zwei Jahresgehälter, ohne Berücksichtigung von Imageschäden.

Geringerer Administrationsaufwand

Ein zentrales System und abgestimmte Prozesse sparen interne HR-Ressourcen. Anstatt jede Bestellung, Vertrag und Rechnung manuell mit verschiedenen Dienstleistern abzuwickeln, läuft alles über den Neutral Vendor. Das entlastet Ihre HR- und Fachabteilungen erheblich. Beispielrechnung: Wenn der interne Aufwand für Koordination pro externer Einstellung um 5 Stunden sinkt, ergibt das bei 100 Einstellungen 500 Stunden ersparte Arbeitszeit – wertvolle Kapazität, die anderweitig genutzt werden kann.

Beschleunigte Time-to-Hire

Schnellere Reaktionszeiten bedeuten kürzere Vakanzzeiten. Durch automatisierte Abläufe (z. B. digitales Matching, parallele Ansprachen mehrerer Lieferanten) kann die Besetzungszeit um bis zu 30 % verkürzt werden. Das reduziert Kosten durch Produktionsausfälle oder Mehrarbeit des Stammpersonals. Ein verkürzter Time-to-Hire verbessert zudem die Chance, gute Kandidaten zu gewinnen, bevor sie abspringen.

Optimierte Konditionen & Verträge

Der Neutral Vendor verhandelt Rahmenverträge im Auftrag des Kunden – oft mit besseren Konditionen als ein einzelnes Unternehmen erzielen könnte. Einheitliche Vertragsstrukturen mit fairen, gedeckelten Margen sorgen dafür, dass Sie nicht mehr “zu viel” zahlen, und verbessern die Compliance (Rechts- und Abrechnungssicherheit).

Transparente KPIs & Steuerung

Mit NVM erhalten Unternehmen Echtzeit-Daten zu allen wichtigen Kennzahlen: Kosten pro Dienstleister, Besetzungsquote, Zeit bis Besetzung, Performance der Lieferanten etc. Diese Transparenz erlaubt ein kontinuierliches Controlling und Nachsteuern. Probleme werden früh erkannt, z. B. wenn ein Anbieter hinter den Erwartungen zurückbleibt, und können adressiert werden, bevor Kosten explodieren.

All diese Faktoren summieren sich zu einem positiven Business Case. Die Investition in einen Neutral Vendor (typischerweise fallen Implementierungsaufwände und ggf. laufende Management-Gebühren an) amortisiert sich meist innerhalb kurzer Zeit durch die Einsparungen. Ein einfaches ROI-Beispiel: Nehmen wir jährliche Einsparungen von 120.000 € (wie Abschnitt 3.1) an und Kosten für den Neutral Vendor von 60.000 € p.a. – dann beträgt der ROI stolze 100 % und die Payback-Periode liegt bei 6 Monaten. Natürlich variieren die Werte je nach Unternehmensgröße und Ausgangslage, doch Praxisstudien zeigen durchgängig signifikante Effizienzgewinne. So konnte etwa ein Pflegeunternehmen durch Vendor Management 15 % Kosten reduzieren und die Prozesse rechtssicher standardisieren.

Ein weiterer weicher ROI-Aspekt: Zukunftssicherheit. Indem Sie Ihr Recruiting via Neutral Vendor modernisieren, machen Sie Ihre Organisation resilienter gegen kommende Veränderungen – sei es der weiter eskalierende Fachkräftemangel oder neue technische Entwicklungen (Stichwort KI im Recruiting). Die zentrale Plattform lässt sich fortlaufend erweitern (z. B. Integration von KI-Tools für CV-Scans), ohne dass jeder Dienstleister separat angebunden werden muss. Sie investieren also auch in die Zukunftsfähigkeit Ihrer HR-Abteilung.

Zusammengefasst entstehen Einsparungen im NVM vor allem durch: härteren Wettbewerb unter Lieferanten (Preisvorteil), geringeren Verwaltungsaufwand (Prozesskosten runter) und höhere Besetzungsqualität (Folgekosten rauf/runter). Die Formel lautet: Größerer Talentpool + Einheitliche Prozesse + Datengetriebene Steuerung = signifikante Kostensenkung und bessere Ergebnisse. Der ROI von Neutral Vendor Management ist daher in vielen Fällen außergewöhnlich attraktiv.

4. Case Study: Karl Binder GmbH 2025

Um die Theorie greifbar zu machen, betrachten wir eine echte Praxisfall: die Karl Binder GmbH, ein mittelständisches Produktionsunternehmen aus Bayern. Dieses Fallbeispiel aus 2025 zeigt, wie Neutral Vendor Management in nur wenigen Wochen das komplette Zeitarbeitsmanagement transformieren kann – mit beeindruckenden Resultaten.

4.1. Ausgangslage

Die Karl Binder GmbH (ca. 300 Mitarbeiter) sah sich mit stark schwankendem Personalbedarf konfrontiert. Hohe Auftragsspitzen und saisonale Schwankungen erforderten bis zu 30 Zeitarbeitskräfte gleichzeitig. Man arbeitete zwar bereits mit mehreren Personaldienstleistern, aber ohne Struktur und Transparenz: Insgesamt 8 Lieferanten und 27 Leiharbeitnehmer waren im Einsatz, jedoch gab es keinen einheitlichen Überblick. Jeder Dienstleister hatte eigene Verträge und Preise – für vergleichbare Qualifikationen wurden unterschiedliche Verrechnungssätze gezahlt. 

 

Die Anfragen liefen dezentral per Telefon/E-Mail, was zu erheblichem administrativem Aufwand führte. Gleichzeitig bestand die Sorge, von einigen wenigen Anbietern zu abhängig zu sein. Kurz: Das bestehende Modell war fragmentiert, intransparent und ineffizient. Die Geschäftsführung entschied sich daher für einen Neustart: Ziel war die Einführung eines zentralen Neutral Vendor Managements. Die Erwartungen an das Projekt umfassten: Vereinheitlichung der Konditionen, Reduzierung des Abstimmungsaufwands, klare Zuständigkeiten und Aufbau eines leistungsfähigen Lieferantenpools, um Abhängigkeiten zu vermeiden.

4.2. Lösung: Umsetzung des NVM mit Comodus

Gemeinsam mit Comodus als Neutral Vendor wurde innerhalb weniger Wochen ein komplett neues System aufgesetzt. Kernmaßnahmen im Überblick:

Zentrale Web-Plattform

Alle Fachabteilungen und Dienstleister wurden an eine webbasierte Vendor-Management-Plattform angebunden. Darüber konnten Bedarfe zentral gemeldet und Kandidatenprofile eingereicht werden – transparent und mit einheitlichem Prozess für alle. Der Effekt: deutlich kürzere Reaktionszeiten und schnellere Besetzungen, da jetzt jeder Bedarf sofort an alle passenden Lieferanten ging und Rückmeldungen in Echtzeit einliefen. Die Kommunikation wurde gestrafft, manuelle Zwischenschritte entfielen.

Standardisierte Verträge & Konditionen

Comodus erarbeitete ein einheitliches Vertragswerk für alle Lieferanten, mit klar definierten Verrechnungssätzen und Rahmenbedingungen. Damit war sichergestellt, dass künftig für gleiche Qualifikationen derselbe Preis gezahlt wird – keine willkürlichen Unterschiede mehr. Vier von acht bisherigen Dienstleistern wollten diese neuen Bedingungen allerdings nicht mittragen und schieden als aktive Lieferanten aus (laufende Einsätze durften sie noch beenden). Die verbliebenen und neuen Partner unterzeichneten die Vereinbarung, was faire und transparente Konditionen für alle Beteiligten schuf.

Erweiterung des Lieferantenpools

Parallel wurden neue Dienstleister gezielt integriert. Innerhalb von sechs Wochen gewann Karl Binder sieben zusätzliche Personaldienstleister, die vertraglich gebunden und auf das neue System geschult wurden. Die Anzahl der aktiven Lieferanten erhöhte sich so von 5 auf 12 Anbieter. Dieser erweiterte Pool steigerte spürbar die Flexibilität – selbst bei kurzfristigen Bedarfsspitzen standen nun stets mehrere Quellen für Kandidaten zur Verfügung. Wichtig: Trotz des Wegfalls von vier alten Lieferanten konnten alle laufenden Einsätze ohne Unterbrechung fortgeführt werden, da die neuen Partner genug Bewerber stellten. Die Versorgungssicherheit war jederzeit gegeben.

Klare Zuständigkeiten & Reporting

Comodus übernahm die vollständige Koordination: von der Bedarfserfassung über das Verteilen der Anfragen an die Lieferanten, das Nachhalten von Rückmeldungen bis hin zur Rechnungsprüfung. Intern wurde definiert, wer auf Kundenseite die Schnittstelle ist (in diesem Fall der HR-Leiter). Wöchentliche Reports gaben Einblick in Anzahl Bewerbungen, Besetzungsquote und Performance je Dienstleister – völlige Transparenz für die Geschäftsführung.

“Entscheidend war, dass wir Transparenz und Struktur geschaffen haben und gleichzeitig die Flexibilität erhalten konnten. Genau das macht Neutral Vendor Management so wirkungsvoll.”

Bild_Göral_Comodus
Alpaslan Göral, Operationsmanager, Comodus Personalberatung

4.3. Ergebnis nach 6 Wochen

Die Veränderungen machten sich sehr schnell bemerkbar. Hier einige Kennzahlen aus dem Case:

+33%

mehr Mitarbeiter

Die Anzahl der verwalteten Zeitarbeitnehmer stieg von 27 auf 36, ein Plus von 33 %, trotz Ausscheidens einiger Lieferanten. Mit dem neuen System konnte Karl Binder also mehr Personal abdecken als zuvor, was half, Auftragsspitzen besser zu bewältigen.

12

verschiedene Lieferanten eingebunden

Diese 36 Leiharbeitnehmer verteilten sich auf 12 verschiedene Lieferanten (statt vorher 27 Leute auf 8 Lieferanten). Das Abhängigkeitsrisiko sank drastisch, kein Dienstleister stellt mehr als ~20 % der Kräfte. Ausfälle eines Einzelanbieters ließen sich dadurch leicht kompensieren.

238

Profile gesichtet

In der kurzen Projektphase wurden insgesamt 238 Kandidatenprofile gesichtet, davon 191 an den Fachbereich weitergeleitet. Die breite Marktabdeckung führte zu einer enormen Bewerberpipeline.

49

Einstellungen realisiert

Viele Profile bedeuteten eine bessere Auswahl: tatsächlich konnten 49 Einstellungen realisiert werden, trotz herausfordernder Mobilitätsanforderungen und Schichtarbeit. Die Bewerberqualität verbesserte sich deutlich, weil aus mehr Vorschlägen die geeignetsten herausgefiltert wurden.

Prozessbeschleunigung: Durch die zentrale Plattform verkürzten sich Reaktions- und Besetzungszeiten spürbar (auch wenn hier keine konkreten Zahlen genannt wurden). Interne Rückmeldungen lobten insbesondere die Reduktion des Kommunikationsaufwands: Anstatt Dutzende Einzelgespräche mit verschiedenen Agenturen zu führen, gab es einen Kanal über Comodus. Außerdem waren erstmals Echtzeit-Daten verfügbar – z. B. konnte der Produktionsleiter jederzeit online einsehen, wie viele Kandidaten für seine offene Stelle bereits vorgeschlagen wurden.

Know-how-Transfer & Compliance: Alle Lieferanten wurden nach dem neuen Standard gebrieft, was zu einem einheitlicheren Qualitätsniveau führte. Probleme wie unklare Abstimmungswege oder doppelte Kandidatenvorstellungen verschwanden praktisch vollständig. Zudem liefen nun alle Betriebsratsanhörungen und Überlassungsverträge über das System, was die Compliance verbesserte.

Nach dem Go-Live zog die Karl Binder GmbH ein rundum positives Fazit. Besonders hervorgehoben wurde, dass man trotz der anfänglichen Reduzierung von Dienstleistern keine Engpässe hatte: “Trotz Wegfall von vier Dienstleistern konnten die bestehenden Einsätze fortgeführt werden. Gleichzeitig gewährleisteten neue Partner die Versorgungssicherheit, ein wichtiger Schritt, um Abhängigkeiten langfristig zu vermeiden.”. Das Unternehmen gewann also Flexibilität, Transparenz und Kontrolle, ohne an Geschwindigkeit einzubüßen.

4.4. Erkenntnisse & Erfolgsfaktoren

Aus dem Projekt ließen sich einige Best Practices ableiten, die übertragbar sind:

  • Einheitliche Vertragsstruktur schafft Verbindlichkeit und Vergleichbarkeit – und verhindert Preisunterschiede bei gleicher Leistung. Ein sauberer, von allen akzeptierter Rahmenvertrag ist die Basis für erfolgreiches NVM.

  • Zentrale Plattform = Schnelligkeit: Ein digitales Portal, über das alle Akteure arbeiten, erhöht die Reaktionsgeschwindigkeit enorm und reduziert den Kommunikationsaufwand. Fax, E-Mail und Telefon als primäre Kanäle gehören der Vergangenheit an.

  • Lieferantenpool strategisch erweitern: Durch die Ausweitung des Pools konnte Karl Binder nicht nur kurzfristige Engpässe abfedern, sondern auch strategisch planen. Der größere Talentpool eröffnete die Chance, aus Leiharbeitnehmern zukünftige Festangestellte zu rekrutieren (“Try & Hire”). Außerdem lassen sich nun gezielt Spezialanbieter hinzufügen, wenn neue Qualifikationen gefragt sind.

Insgesamt demonstriert die Case Study eindrucksvoll den Mehrwert von Neutral Vendor Management. Was zuvor ein “Verwaltunsgchaos” mit Qualitätsrisiken war, verwandelte sich in einen strukturierten Prozess mit nachweislich besseren Ergebnissen. Für Entscheider bedeutet das: NVM ist keine theoretische Idee, sondern in der Praxis bewährt – und auch in mittelständischen Unternehmen innerhalb weniger Wochen umsetzbar.

5. Handlungsempfehlungen für Entscheider

Die vorherigen Kapitel haben gezeigt, warum Neutral Vendor Management sinnvoll ist. Zum Abschluss folgt nun das “Wie”: Konkrete Empfehlungen, wie Sie als HR- oder Einkaufsleiter den Weg zu effizienterer Personalsteuerung einschlagen können.

Checkliste: Ist Ihr Unternehmen bereit für NVM?

Bevor Sie starten, prüfen Sie anhand folgender Fragen Ihren Status quo:

  • Verwalten Sie aktuell mehr als 3 Personaldienstleister für Zeitarbeit nebeneinander? (Stichwort: hoher Koordinationsaufwand)

  • Fehlen Ihnen zentralisierte Daten – wissen Sie jederzeit, wie viele Externe wo im Einsatz sind und zu welchem Satz?

  • Gibt es Beschwerden über Intransparenz oder Unstimmigkeiten bei Rechnungen/Konditionen mit Lieferanten?

  • Nutzen Sie noch keine automatisierten Systeme (Vendor-Management-Software) zur Steuerung externer Kräfte?

  • Stoßen Ihre internen HR-Ressourcen an Grenzen, wenn es um die schnelle Besetzung von Vakanzen geht?

Je mehr dieser Punkte Sie mit Ja beantworten, desto größer der Nutzen eines Neutral Vendors für Ihr Unternehmen. NVM eignet sich besonders, wenn Sie mit mehreren Agenturen arbeiten, ein nennenswertes Volumen an Leiharbeitnehmern haben (üblich ab ~20 aufwärts) und Wert auf Transparenz sowie Effizienz legen.

5.1. Ansätze und Erfolge

Lieferanten konsolidieren & Verträge vereinheitlichen

Überprüfen Sie Ihre aktuellen Personaldienstleister-Verträge. Können Konditionen standardisiert werden? Gibt es überflüssige Anbieter, die keine Mehrwerte bringen? Eine bereinigte, einheitliche Lieferantenbasis ist der erste Schritt – sei es eigenständig oder mit Hilfe eines Neutral Vendors.

Digitale Plattform einführen

Scheuen Sie nicht davor zurück, Tools zu nutzen. Eine Vendor-Management-Software bietet sofort sichtbare Vorteile: zentrale Datenhaltung, automatisierte Workflows, Self-Service für Lieferanten. Viele Lösungen lassen sich innerhalb weniger Wochen implementieren. (Tipp: Starten Sie mit einem Pilotbereich oder Standort, um Erfahrungen zu sammeln.)

KPIs messen

Etablieren Sie Schlüsselkennzahlen für Ihr externes Recruiting – z. B. Time-to-Fill, Kosten pro Einstellung, Lieferantenranking nach Trefferquote. Noch immer verzichten viele Unternehmen auf konsequentes KPI-Tracking im HR. Durch Messbarkeit erkennen Sie Erfolge und Baustellen. Setzen Sie quartalsweise Reviews der KPIs an, gerne zusammen mit Ihrem Vendor-Manager.

Schnelle Kommunikation & Feedback

Stellen Sie sicher, dass Kandidatenrückmeldungen und -entscheidungen intern zügig erfolgen. Ein Neutral Vendor Prozess ist am effektivsten, wenn Fachbereiche eng mitziehen (z. B. Profile innerhalb 48 Stunden sichten, Feedback geben). Schulen Sie Hiring Manager in der Zusammenarbeit mit dem neuen System – das erhöht die Akzeptanz und Geschwindigkeit.

Zukunft aktiv mitdenken

Planen Sie bereits jetzt, wie KI und Automatisierung künftig eingebunden werden können. Etwa KI-gestütztes CV-Screening oder Chatbot-Vorqualifizierung könnten bald zum Standard werden. Unternehmen, die hier Pilotprojekte wagen, haben einen Lernvorsprung. Ein moderner Neutral Vendor wird solche Innovationen für Sie evaluieren und integrieren. Nutzen Sie diese Expertise.

Partner wählen, nicht nur Tool

Überlegen Sie, ob Sie das Neutral Vendor Management inhouse aufbauen oder einen externen Partner hinzuziehen. Ein externer Neutral Vendor (wie Comodus) bringt Erfahrung, etablierte Plattformen und Marktkenntnis mit, und entlastet Ihre Organisation maximal. Wichtig ist, dass Sie jemanden haben, der das Thema ganzheitlich treibt.

Zum Abschluss noch ein Hinweis: Die Veränderung hin zu NVM sollte als Projekt aufgesetzt werden, mit klarer Zieldefinition, Timeline und Buy-in des Managements. Es betrifft Prozesse, Menschen und Technologien – Change Management ist daher entscheidend. Doch der Aufwand lohnt sich, wie die dargestellten Vorteile zeigen.

Denken Sie immer daran: Recruiting ist in Zeiten des Fachkräftemangels ein strategischer Erfolgsfaktor. Wer hier effizienter und schneller wird, verschafft dem gesamten Unternehmen einen Vorsprung.

6. Über COMODUS

COMODUS ist ein auf Vendor Management und Personalberatung spezialisiertes Unternehmen – und Pionier des Neutral Vendor Management im deutschsprachigen Raum. Wir agieren als unabhängiger Partner zwischen Kunden und Personaldienstleistern, mit dem klaren Ziel, Transparenz, Objektivität und Effizienz in Ihr externes Personalmanagement zu bringen. Was uns auszeichnet:

  • Experten für Neutral Vendor Management: COMODUS berät seit Jahren mittelständische Firmen in Industrie, Logistik und Produktion. Wir kennen die Pain Points in der Zeitarbeit aus erster Hand und haben praxiserprobte Lösungen entwickelt, um diese zu beseitigen. Von der Bedarfsermittlung bis zur Abrechnung unterstützen wir unsere Kunden ganzheitlich im Sinne eines Managed Service.

  • Unabhängigkeit und Transparenz: Als Neutral Vendor verfügen wir über keinen eigenen Zeitarbeiter-Pool – wir sind 100 % anbieterneutral. Dadurch können wir objektiv die besten Anbieter für Sie steuern. Unsere Arbeitsweise ist dabei absolut transparent: Sie behalten jederzeit den Überblick über Preise, Prozesse und Performance

  • Technologiegetrieben: COMODUS setzt auf eine moderne, plattformgestützte Lösung. Unsere Software vernetzt Ihr Unternehmen mit allen Personaldienstleistern auf einer Oberfläche. Von der Ausschreibung bis zum digitalen Zeitnachweis – wir digitalisieren und automatisieren die Abläufe, wo immer es möglich ist. Das bedeutet weniger manuelle Schritte und mehr Kontrolle durch Echtzeit-Reporting.

  • Individuelle Beratung & Integration: Wir verstehen, dass jedes Unternehmen anders tickt. Daher liefern wir keine Schablonen, sondern maßgeschneiderte Lösungen. Unsere Berater hören zu, analysieren Ihren Bedarf und entwickeln ein passendes Neutral Vendor Konzept – sei es komplette Auslagerung oder punktuelle Unterstützung. Die Einführung begleiten wir eng, inklusive Schulungen für Ihre Mitarbeiter.

  • Expertise & Vertrauen: COMODUS ist inhabergeführt (Familienunternehmen) und verbindet Tradition mit Innovation. Unsere Erfolgsbilanz umfasst Projekte bei Hidden Champions ebenso wie bei größeren Mittelständlern. Namen wie Karl Binder GmbH (siehe Fallstudie) oder andere produzierende Unternehmen zählen zu unseren Referenzen. Wir sind stolz darauf, langfristige Partnerschaften aufzubauen, die auf Vertrauen und nachweisbaren Erfolgen basieren.

Sie möchten wissen, was Neutral Vendor Management für Ihr Unternehmen konkret leisten kann?

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um Ihr Recruiting neu aufzustellen. Neutral Vendor Management bietet eine Antwort auf Fachkräftemangel, Kostendruck und digitale Komplexität. Machen Sie den nächsten Schritt in Richtung effizientere und erfolgreichere Zusammenarbeit mit Ihren Lieferanten. Nutzen Sie die Gelegenheit, mit COMODUS einen neutralen Experten an Ihrer Seite zu haben und  stellen Sie Ihr Unternehmen zukunftssicher auf. Wir freuen uns darauf, Sie zu unterstützen!